Formalizar un negocio abre la puerta a oportunidades de crecimiento, acceso a financiación y participación en mercados más amplios. Sin embargo, cumplir con los requisitos legales no asegura que una empresa sea sostenible. En Colombia, muchos emprendimientos surgen como una respuesta a la necesidad de generar ingresos.
Aunque nacen con todos sus documentos en regla, con frecuencia carecen de una propuesta de valor clara, desconocen el mercado al que quieren llegar o no cuentan con una estrategia comercial para atraer y conservar clientes. Esta situación conlleva desafortunados resultados tal como se reflejan los datos más recientes del Observatorio de Movilidad Empresarial de Confecámaras y el BID Invest: en Colombia, apenas el 32 % de los emprendimientos sobrevive a la barrera de los cinco años.
Para Diana Bayona Carrillo, directora del programa de Administración de Empresas de Areandina Valledupar, uno de los errores más comunes consiste en creer que los clientes llegarán automáticamente después de formalizar el negocio. La realidad es distinta: las empresas necesitan construir relaciones con el mercado, entender las necesidades de sus consumidores y desarrollar capacidades comerciales que les permitan crecer y permanecer en el tiempo.
A esto se suma otra dificultad frecuente: iniciar operaciones sin proyectar el flujo de caja, sin calcular el capital de trabajo necesario y sin contar con reservas para afrontar los primeros meses de funcionamiento, una etapa en la que suelen presentarse los mayores desafíos financieros.
Administrar con información, no con intuición
Más allá de vender, la supervivencia de un negocio depende de conocer sus números.
Según Bayona, lo primero que debería aprender cualquier emprendedor es comprender la estructura de costos, fijar precios adecuados y gestionar el flujo de caja. Estas herramientas permiten conocer la rentabilidad real del negocio y tomar decisiones oportunas.
Un emprendimiento puede atravesar una temporada de bajas ventas y recuperarse. Lo que difícilmente puede superar es desconocer cuánto cuesta operar o cuánto dinero está ganando realmente.
En las microempresas familiares, especialmente comunes en la región Caribe, otro reto consiste en separar las finanzas personales de las empresariales. Cuando la misma caja sirve para pagar los gastos del hogar y los del negocio, resulta prácticamente imposible conocer la rentabilidad real y planear el crecimiento. Esta fragilidad es más evidente en los negocios registrados como personas naturales. Según Confecámaras, la tasa de supervivencia cae al 30 %, frente al 44 % que promedian las sociedades comerciales organizadas.
La especialista también destaca la importancia de fortalecer las capacidades comerciales mediante herramientas como redes sociales, WhatsApp Business, Google Maps y plataformas digitales, además de mantener controles básicos sobre inventarios y cartera.
Vender mucho no siempre significa ganar dinero
Uno de los errores más frecuentes en los pequeños negocios es confundir el movimiento de dinero con la rentabilidad.
Para saber si un negocio realmente genera ganancias, Bayona recomienda responder tres preguntas básicas: ¿cuánto dinero ingresa por las ventas?, ¿cuánto cuesta producir el bien o prestar el servicio? y ¿cuáles son los gastos necesarios para mantener funcionando la empresa?
En estos costos deben incluirse conceptos como arriendo, servicios públicos, transporte, internet, publicidad, impuestos y nómina. Solo después de cubrir todos esos gastos puede determinarse si el negocio está generando utilidades o simplemente está moviendo efectivo para atender obligaciones inmediatas.
Llevar un registro diario de ingresos y egresos, así como realizar balances mensuales, permite identificar problemas de liquidez, planificar el flujo de caja y tomar decisiones con base en información, en lugar de hacerlo por intuición.
Cinco claves para construir un negocio sostenible
Para Bayona, la formalización debe entenderse como el comienzo del proceso empresarial y no como la meta. Después de constituir un negocio, recomienda fortalecer cinco aspectos fundamentales:
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Conocer al cliente y construir una propuesta de valor diferenciada.
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Aprovechar herramientas digitales como redes sociales, WhatsApp Business, Google Maps y plataformas de comercio electrónico para ampliar el mercado.
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Organizar las finanzas y proyectar el flujo de caja.
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Establecer políticas claras de cobro para convertir las ventas en liquidez.
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Fortalecer permanentemente las competencias en educación financiera, servicio al cliente, transformación digital, inteligencia comercial e innovación.
Señales de alerta antes de que sea demasiado tarde
Existen indicadores que pueden advertir que un negocio atraviesa dificultades antes de llegar al cierre.
Una de las principales señales es tener que endeudarse para cubrir gastos corrientes como arriendos, nómina o servicios públicos. Cuando el crédito deja de destinarse al crecimiento y comienza a financiar la operación diaria, la sostenibilidad empieza a comprometerse.
También deben generar preocupación la mezcla permanente de las finanzas familiares con las del negocio, la ausencia de registros contables, depender de un solo cliente, vender fiado sin control, reducir los precios sin conocer los márgenes de utilidad o aumentar las ventas sin contar con el capital de trabajo suficiente.
Para Diana Bayona Carrillo, el reto no consiste únicamente en crear más empresas, sino en lograr que esas organizaciones permanezcan, crezcan, generen empleo y aporten al desarrollo económico de sus regiones.
